第三：教育管理層如何減少工作量
松井認(rèn)為要想根除加班，最有效的方法還是設(shè)置完成期限。一旦必須在有限的時(shí)間內(nèi)完成工作，勢(shì)必會(huì)激發(fā)員工的專注力，學(xué)會(huì)安排工作的優(yōu)先順序。
不過(guò)，光靠限定完成期限，還是很難完全根除加班。假如不減少工作量，就得增加員工人數(shù)或是增加工作時(shí)問(wèn)，只能從這兩種方法中擇一。
然而，增加員工人數(shù)并非真正改善效率。如果只是把同質(zhì)的工作分給更多員工來(lái)做，等于不求進(jìn)步。因此，真正本質(zhì)性的解決方式，還是得從減少工作量的方向思考。
于是，無(wú)印良品的所有部門自行提出能夠讓員工不加班的解決方案。例如，商品部曾表示公司有一些常用資訊并不包括在目前使用的資料中，必須自己建檔。于是，松井就找系統(tǒng)部商量，把所有必須用到的資料全部放出。
但要完全根除加班還是很難，所以，無(wú)印先設(shè)置了“10％的門檻”，也就是在晚上六點(diǎn)半以后，各部門留下加班的人數(shù)控制在10％以下。因?yàn)楣居袝r(shí)會(huì)因?yàn)榻Y(jié)帳期或商品展示會(huì)非加班不可。
隨后松井在2013年把門檻調(diào)降至7%，希望進(jìn)一步提高工作效率。目前，就算碰到財(cái)會(huì)部門的結(jié)帳期，或適逢商品展示會(huì)期間，全公司的加班人數(shù)還是能控制在7％以下。
第四步：貫徹執(zhí)行“傍晚禁止交付新工作”
松井認(rèn)為，加班之所以減少不了，問(wèn)題不光在每個(gè)人的工作方式上，也和公司的工作制度有關(guān)。
于是，無(wú)印良品制定了一條規(guī)定，那就是“一到傍晚，不許把新事情委托給別人” 。因?yàn)橹鞴芗偃缭诎?7時(shí)，指示下屬制作一份得花上兩小時(shí)制作的資料，下屬當(dāng)然勢(shì)必得為此加班。所以在無(wú)印良品，主管被嚴(yán)禁“在傍晚向下屬交付新工作”。
除了主管外，一般同事如果要委托其他部門幫忙，也必須讓對(duì)方在上午時(shí)段就能完成。因此，要交托工作時(shí)，必須先預(yù)估完成的時(shí)間，再委托別人幫忙，效率才會(huì)提高。
很多企業(yè)都探行過(guò)不加班政策，但大多都是每星期實(shí)施一天，絕大多數(shù)試圖每天不加班的企業(yè)，似乎都以失敗收?qǐng)觥Ｋ删赋?，他們之所以失敗，原因在于既不減少工作量，又不增加人員，卻希望工作時(shí)數(shù)能夠減少，而那是不可能的任務(wù)。
加班不會(huì)只因?yàn)樵O(shè)置完成期限就減少，還必須花心思改善工作環(huán)境，像是主管要改變交辦工作的方式，公司也要經(jīng)常改善業(yè)務(wù)項(xiàng)目，以降低工作時(shí)數(shù)等等。
松井說(shuō)：“由于我是那種做事務(wù)求徹底的人，如果我當(dāng)天必須加班，就會(huì)向人事部提出加班申請(qǐng)。一旦公司的領(lǐng)導(dǎo)者帶頭遵守，下屬就會(huì)也照著做，大家力求減少加班的意識(shí)就會(huì)變強(qiáng)。假如員工把加班當(dāng)成一種工作熱情的表現(xiàn)，主管就必須先導(dǎo)正這樣的思維。因?yàn)橐粋€(gè)人對(duì)于工作的貢獻(xiàn)度不是用時(shí)間衡量，而是以成果衡量?！保ū疚匿涀浴稛o(wú)印良品成功90%靠制度：不加班、不回報(bào)也能創(chuàng)造驚人營(yíng)收的究極管理》作者：松井忠三）
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